SYNAPSE GROUPE accorde une importance capitale à la protection de la vie privée, à la sécurité et à la confidentialité de vos données à caractère personnel dans l'ensemble de ses services informatiques et bancaires.
Responsable du traitement
SYNAPSE GROUPE SARLU
Cadre légal de référence
Loi n° 2013-450 & ARTCI (CI) / RGPD (UE)
DPO / Correspondant ARTCI
YODA Ahmed Soiliho (Chef Socle & Support)
Canal dédié protection
infos@synapsegroupe.net
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Objet et champ d’application
La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs, clients, prospects et partenaires de SYNAPSE GROUPE sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées, communiquées et protégées.
Elle est établie conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après « la Loi »), à ses textes d’application, notamment le décret n° 2015-79, ainsi qu’aux décisions de l’Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d’Ivoire (ARTCI), autorité de protection des données à caractère personnel. Elle constitue l’information préalable prévue à l’article 28 de la Loi.
Aux relations avec nos prospects, clients et partenaires (et leurs représentants) ;
Aux applications, plateformes et services numériques fournis par SYNAPSE GROUPE (WhatsApp Business, SMS Banking, applications web et mobiles, hébergement, automatisation).
Application internationale / RGPD : Lorsque des personnes situées dans l’Union européenne sont concernées, SYNAPSE GROUPE applique en outre, dans la mesure où il est applicable, le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
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Identité du responsable du traitement
Les données à caractère personnel sont traitées sous la responsabilité juridique de :
SYNAPSE GROUPE SARLU
Forme juridique & capital : SARLU au capital de 1 000 000 FCFA
Registre de Commerce (RCCM) : N° CI-ABJ-03-2020-B13-14704
Siège social : Abidjan, Cocody Angré cité DJIBI 2A, logement N°204
Correspondant à la protection des données à caractère personnel (article 6 de la Loi) : M. YODA AHMED SOILIHO, Chef du département Socle & Support.
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Rôle de SYNAPSE GROUPE : responsable du traitement ou sous-traitant
Selon le service concerné, SYNAPSE GROUPE intervient en deux qualités juridiques distinctes :
Section 3.1
SYNAPSE GROUPE, Responsable du traitement
SYNAPSE GROUPE détermine les finalités et les moyens des traitements relatifs :
Aux visiteurs de son site internet ;
À ses prospects, clients et partenaires et à leurs représentants (gestion commerciale, contractuelle, facturation, support) ;
Aux comptes d’accès des utilisateurs de ses propres plateformes (comptes administrateurs et opérateurs des clients).
→ Les sections 4 à 12 de la présente Politique s’appliquent pleinement à ces traitements.
Section 3.2
SYNAPSE GROUPE, Sous-traitant de ses clients
Lorsque SYNAPSE GROUPE fournit à une entreprise ou institution cliente (par exemple une banque) des services de messagerie WhatsApp Business, de SMS Banking, ou une application développée ou hébergée pour son compte, c’est ce client qui est responsable du traitement des données de ses propres clients et utilisateurs finaux. SYNAPSE GROUPE agit alors en qualité de sous-traitant.
À ce titre, SYNAPSE GROUPE :
Ne traite ces données que sur instruction documentée du client et dans le cadre du contrat qui les lie (article 39 de la Loi) ;
Met en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité prévues à l’article 40 de la Loi ;
N’utilise pas ces données pour ses propres finalités (prospection, profilage, revente, entraînement de modèles, etc.) ;
Assiste le client pour répondre aux demandes d’exercice de droits et lui transmet sans délai toute demande reçue directement ;
Supprime ou restitue les données au client à la fin de la prestation, selon ses instructions.
Important pour les utilisateurs finaux : Les clients et usagers des services bancaires ou applicatifs opérés pour le compte de tiers sont invités à consulter la politique de confidentialité de l’entreprise ou de la banque concernée et à lui adresser en priorité leurs demandes.
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Données collectées et sources
4.1 Données traitées en qualité de responsable du traitement
Identification & Profession
Nom et prénom
Numéro de téléphone
Adresse e-mail
Secteur d’activité
Localisation géographique
Fonction ou poste occupé
Nom de l’entreprise ou de l’institution
Relation contractuelle
Contrats et avenants
Bons de commande
Factures et règlements
Historique des échanges
Demandes d'assistance et support
Données techniques
Adresse IP
Type de navigateur & terminal
Journaux de connexion (logs)
Identifiants de session
Données issues des cookies (sec. 11)
4.2 Données traitées pour le compte de nos clients (sous-traitance)
Numéros de téléphone et identifiants des clients finaux ;
Contenus des messages échangés via WhatsApp Business, SMS ou autres canaux intégrés ;
Pour le SMS Banking : notifications bancaires générées par la banque cliente (alertes de transaction, informations de solde, codes à usage unique, etc.), couvertes par le secret bancaire ;
Métadonnées techniques : horodatage, statut d’envoi et de réception, historique des opérations réalisées sur les plateformes.
4.3 Sources des données
Directement auprès de vous : via nos formulaires en ligne, échanges de correspondance, rencontres commerciales et contrats ;
Auprès de nos clients : lorsqu’ils nous confient des données dans le cadre strict de l’exécution d’une prestation sous-traitée ;
De manière automatique : lors de votre navigation et utilisation de notre site et de nos plateformes (journaux techniques et cookies).
4.4 Données sensibles
SYNAPSE GROUPE ne collecte pas, pour son propre compte, de données sensibles au sens de l’article 1er de la Loi (notamment données de santé, opinions religieuses ou politiques, données relatives aux infractions, données biométriques). Tout traitement de ce type pour le compte d’un client ne pourra intervenir que dans le respect rigoureux des formalités prévues par la Loi, notamment l’autorisation préalable obligatoire de l’ARTCI (article 7).
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Finalités, bases légales et durées de conservation
Conformément à l’article 14 de la Loi, les traitements reposent sur le consentement préalable de la personne concernée ou sur l’une des exceptions prévues par la Loi (exécution d’un contrat, respect d’une obligation légale, etc.). Les données sont collectées de manière loyale et licite, pour des finalités déterminées, et sont adéquates, pertinentes et non excessives (article 15). Elles ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire aux finalités poursuivies (article 16).
Le tableau synthétique ci-dessous détaille les traitements dont SYNAPSE GROUPE est responsable :
Finalité du traitement
Base légale
Durée de conservation
Fourniture, exploitation et maintenance des services ; gestion des comptes clients
Exécution du contrat
Durée du contrat + 5 ans (prescription)
Authentification et sécurité des accès aux plateformes
Exécution du contrat
Obligation de sécurité (art. 40)
Logs : 12 mois
Support technique, assistance et suivi des incidents
Exécution du contrat
Durée du contrat + 1 an
Facturation, comptabilité, obligations légales et fiscales
Obligation légale
10 ans (pièces comptables)
Prévention des fraudes, abus et incidents de sécurité
Obligation légale Exécution du contrat
12 mois après l’incident, ou durée de la procédure
Statistiques d’utilisation et amélioration des services (Données agrégées, sans exploitation du contenu des messages)
Exécution du contrat Consentement (cookies)
13 mois, puis anonymisation
Prospection commerciale et envoi d’informations
Consentement
Droit d’opposition (art. 30)
3 ans après le dernier contact
Mesure d’audience du site (cookies)
Consentement
13 mois maximum
Destruction ou anonymisation : À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
Données sous-traitées : Les données traitées en qualité de sous-traitant sont conservées pendant la durée fixée par le client, puis supprimées ou restituées dans un délai de 30 jours suivant la fin de la prestation, sauf obligation légale contraire.
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Destinataires des données
Les données ne sont communiquées qu’aux destinataires strictement nécessaires et habilités :
Les collaborateurs habilités de SYNAPSE GROUPE : formés et soumis à une obligation stricte de confidentialité (article 39 de la Loi) ;
Nos sous-traitants techniques : choisis avec soin pour les garanties suffisantes qu’ils présentent (article 40) et liés par contrat :
Hébergeurs et fournisseurs cloud hautement sécurisés (AWS et OVH) ;
Opérateurs télécoms et agrégateurs SMS agréés ;
Meta Platforms, Inc. et WhatsApp LLC : pour l’acheminement technique des messages via la WhatsApp Business Platform, lorsque ce service est utilisé ;
Nos clients : pour les données que nous traitons exclusivement pour leur compte ;
Les autorités administratives ou judiciaires : lorsque la loi l’exige ou sur réquisition officielle régulière.
Engagement formel de non-commercialisation : SYNAPSE GROUPE ne vend, ne loue et ne commercialise aucune donnée à caractère personnel à des tiers.
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Transferts de données hors de Côte d’Ivoire
Certains de nos prestataires techniques sont situés ou hébergent des données hors du territoire de la Côte d’Ivoire.
Conformément à l’article 26 de la Loi, un transfert vers un pays tiers n’est effectué que si ce pays assure un niveau de protection suffisant, et après autorisation préalable de l’ARTCI (articles 7 et 26 de la Loi ; décret n° 2015-79).
Les données transférées font l'objet d'un chiffrement de bout en bout ou en transit et sont encadrées par des engagements contractuels stricts de confidentialité et de sécurité garantissant un niveau de protection équivalent aux exigences ivoiriennes et internationales.
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Sécurité des données
Conformément à l’article 40 de la Loi, SYNAPSE GROUPE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Chiffrement des communications (TLS / HTTPS)
Chiffrement des données sensibles
Gestion des accès au moindre privilège & MFA
Journalisation, audit et traçabilité des opérations
Sauvegardes régulières et plan de reprise d’activité (PRA)
Surveillance continue et gestion proactive des correctifs
Engagements de confidentialité et formation continue du personnel
Sélection rigoureuse et contrôle régulier des sous-traitants
Gestion des violations de données : En cas d’incident ou de violation avérée de données, SYNAPSE GROUPE prend sans délai les mesures nécessaires pour en circonscrire les effets, informe ses clients concernés dans les meilleurs délais et, le cas échéant, notifie l’ARTCI ainsi que les personnes physiques concernées conformément aux obligations légales.
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Vos droits
Conformément à la législation en vigueur, vous disposez d'un ensemble de droits fondamentaux sur vos données à caractère personnel :
Droit à l’information préalable
Être informé en amont sur les conditions, finalités et bases juridiques du traitement de vos données (art. 28 de la Loi).
Droit d’accès
Accéder aux informations traitées vous concernant et obtenir une copie intelligible de vos données.
Droit de rectification
Exiger la correction, mise à jour ou complétion des données inexactes, incomplètes ou équivoques.
Droit d’opposition
Vous opposer, pour des motifs légitimes, à un traitement, et de manière inconditionnelle et sans frais à la prospection (art. 30).
Droit à l’effacement
Demander la suppression de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou conservées sans droit (art. 33).
Droit à la portabilité
Recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, lorsqu'applicable.
Retrait du consentement
Retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs.
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez formuler votre demande directement auprès de notre service dédié :
Par voie postale : SYNAPSE GROUPE — 25 BPM 2191 ABIDJAN 25, Côte d’Ivoire
Veuillez préciser la nature exacte de votre demande et joindre tout justificatif permettant d'attester de votre identité. SYNAPSE GROUPE s’engage à vous répondre dans un délai maximal d’un (01) mois à compter de la réception.
Clients des banques partenaires : Les utilisateurs finaux des services de nos clients (ex. usagers du SMS Banking ou WhatsApp d’une banque) sont invités à adresser directement leur demande à l'établissement bancaire concerné, responsable du traitement. Toute demande parvenue par erreur à SYNAPSE GROUPE sera réacheminée à ladite institution sans délai.
Droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle : Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’ARTCI (Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire) : www.artci.ci.
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Prise de décision automatisée
Les outils d’automatisation fournis par SYNAPSE GROUPE (réponses automatiques, chatbots conversationnels, routage des messages et notifications) ne conduisent SYNAPSE GROUPE à prendre aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative une personne sur le seul fondement d’un traitement automatisé.
Lorsqu'une entreprise ou institution cliente configure ou déploie de tels traitements automatisés pour ses propres finalités décisionnelles, elle en demeure juridiquement et pleinement responsable.
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Cookies et technologies similaires
Le site web et certaines applications de SYNAPSE GROUPE utilisent des traceurs et cookies :
Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement technique, à la fluidité de navigation et à la sécurité des sessions. Ils ne requièrent aucun consentement préalable.
Cookies de mesure d’audience (ex. Google Analytics) : permettant d'évaluer la fréquentation et d'optimiser l'ergonomie. Ils ne sont déposés qu'après recueil de votre consentement préalable.
Vous pouvez à tout moment accepter, refuser ou retirer votre consentement via le bandeau de consentement ou le paramétrage de votre navigateur internet. Les cookies soumis à consentement ont une durée de vie maximale légale de 13 mois.
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Mineurs
Les services développés et commercialisés par SYNAPSE GROUPE sont destinés à des professionnels, institutions et organisations, et ne s’adressent pas aux personnes de moins de 18 ans.
SYNAPSE GROUPE ne collecte pas sciemment, pour son propre compte, de données à caractère personnel concernant des mineurs. Pour les services déployés pour le compte de ses clients, il appartient exclusivement à ces derniers, en leur qualité de responsables de traitement, de recueillir les autorisations parentales ou légales requises.
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Mentions spécifiques WhatsApp Business et SMS Banking
En raison de la haute technicité et des exigences de confidentialité liées aux services de télécommunication et au secteur bancaire, des garanties particulières sont appliquées :
13.1 WhatsApp Business
SYNAPSE GROUPE agit en qualité de fournisseur de services techniques et de sous-traitant de ses clients professionnels, qui communiquent avec leurs usagers via la WhatsApp Business Platform. Les flux transitent par l’infrastructure mondiale de Meta Platforms, Inc. et WhatsApp LLC.
SYNAPSE GROUPE n’exploite pas le contenu des conversations pour ses propres finalités, qu’elles soient commerciales, de profilage comportemental ou statistiques. Ces contenus ne sont conservés que le temps strictement nécessaire à leur acheminement technique, à la traçabilité des flux et au support technique, puis sont détruits. Le traitement par Meta relève de ses conditions générales (WhatsApp Business Terms et Data Processing Terms), indépendantes de SYNAPSE GROUPE.
13.2 SMS Banking & Secret Bancaire
Les messages de notification SMS Banking sont générés par la banque cliente (responsable du traitement) et acheminés par SYNAPSE GROUPE par l'intermédiaire d'opérateurs télécoms et agrégateurs partenaires agréés.
Couverture intégrale par le Secret Bancaire :
Ces informations hautement confidentielles sont couvertes par le secret bancaire. L’accès du personnel de SYNAPSE GROUPE est strictement restreint aux seules opérations de maintenance technique indispensables et fait l'objet d'un traçage d'audit inaltérable. Les contenus ne sont conservés qu'aux fins probatoires d’envoi et de support, sauf instruction contraire et explicite de l’institution financière mandante.
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Modifications de la politique
SYNAPSE GROUPE se réserve le droit de modifier la présente Politique afin de tenir compte de toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle ou technique, ainsi que des aménagements apportés à ses offres de services.
La date de dernière mise à jour figure en tête de document. En cas de révision substantielle ayant un impact direct sur les droits des personnes, les clients et partenaires en seront notifiés par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de ladite modification.
La version opposable et à jour demeure en permanence consultable librement sur notre site officiel : www.synapsegroupe.net.
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Contact
Pour toute question, demande d'éclaircissement relative à la présente Politique de confidentialité ou pour toute demande d'exercice de vos droits :